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Administration électronique et dématérialisation des processus métiers

Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d'informations. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique » et à la dématérialisation des processus métier. Ainsi, la croissance exponentielle de l'information sous la forme électronique, difficile à maîtriser, a eu pour conséquence la multiplication des serveurs et des coûts de stockage dans les administrations. 

C’est pourquoi l’archivage électronique est devenu un véritable « challenge » pour les directions des systèmes d’information (DSI). Il s'inscrit dans une gestion "efficiente" du cycle de vie de l’information en vue d'identifier dès l'amont les durées de conservation des données et documents et leur destination finale (élimination avec visa ou versement à titre patrimonial dans un service public d'archives).  

Le mandat « archivage électronique » a pour objectif de contribuer aux chantiers de la DISIC en s'intéressant à la gestion des données numériques et à leur cycle de vie ainsi qu'à la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale. La notion d'« archivage électronique » recouvre en effet ces deux aspects indispensables à la gouvernance des systèmes d’information (SI). Elle renvoie également à celle de « gouvernance des données numériques » qu'on appelle aussi « gouvernance du management de l'information ».

Le périmètre de ce chantier mandat couvre la période pendant laquelle l'administration a la responsabilité de la conservation des documents et des données, et peut avoir recours à des informations pour des besoins juridiques même si elles ne sont plus utilisées au quotidien. Cette période est également appelée « durée d’utilité administrative » et renvoie dans le  langage archivistique à la notion d’archivage intermédiaire.

1. Le cadre législatif et réglementaire de l'administration électronique

L’administration électronique repose sur le cadre juridique de l'administration de la preuve, les questions liées à l'authenticité et à la signature électronique, les relations entre la signature électronique et l'archivage sécurisé  (code civil), ainsi que la protection des données à caractère personnel et des données de santé (loi CNIL, code de la santé publique). 

Les référentiels généraux (accessibilité, sécurité, interopérabilité) déterminent le socle de confiance numérique.

La question de la valeur de la copie d'un document papier qui a été numérisé est fréquemment posée. Les Archives de France ont, sur ce sujet, rédigé l’instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005, intitulée Modalités de délivrance du visa d’élimination des documents papiers transférés sur support numérique ou micrographique. 

Ces éliminations des originaux papier ne peuvent se faire en tout état de cause que : sur des documents à terme éliminables ; avec le visa réglementaire de l’administration des archives ; si le processus de numérisation a été conduit dans les règles de l’art

2. La prise en compte de la gestion des données dans le temps : le cycle de vie de l'information

Lors du lancement de tout projet de système d'information, la gestion du cycle de vie des données et leur archivage nécessite une analyse de différentes questions. 

La définition du cycle de vie de l'information est fondée sur une analyse des processus de travail qui prend en compte la réglementation adéquate en fonction du type d'information produite (comptabilité, gestion du personnel, marchés publics, état civil...) et des besoins de l'administration. Cette pratique de gestion de l'information permet d'identifier de façon efficace les documents, traces de l'action administrative, qu'il convient de préserver et ceux qui peuvent être éliminés. Elle contribue à définir également les durées de conservation (combien de temps les documents seront-ils nécessaires) ? À partir de quel moment peut-on les détruire ?) et les règles de communicabilité (quel est le délai pour rendre une information librement accessible à tous ?). Les archivistes utilisent pour ce faire  plusieurs outils, dont les tableaux de gestion, les référentiels de conservation…

Cette démarche sera facilitée pour les services engagés dans une démarche qualité.

1.1 Les durées de conservation

Il convient également de définir la durée pendant laquelle les documents et données doivent être conservés dans le système d'information. Plusieurs durées peuvent être appliquées au sein d'un même système. 2 Le management du cycle de vie de l'information est également appelé records management (et gestion des documents d’activités avec la série des normes ISO 30300).

Doivent être pris en compte :

  • les prescriptions légales des actions prévues par la réglementation ;
  • les durées de conservation prévues pour les données personnelles ;
  • les besoins de la maîtrise d'ouvrage. 

L'expertise portera sur les conséquences liées aux durées de conservation en termes de volumétrie et de performance du SI. 

Maîtrise d'ouvrage, services juridiques et services d'archives concourront à la définition de ces durées de conservation. 

Dans le code du patrimoine, on définit trois durées de conservation différentes : la durée d'utilité courante, la durée d'utilité administrative (DUA) et la conservation définitive (voir le schéma ci- dessous).

Cycle de vie de l'information

 

Le cycle de vie de l’information débute par l’analyse des processus métier, leur modélisation et l’établissement de règles de production et de gestion documentaire. 

La durée d'utilité courante correspond au laps de temps pendant lequel une information sera nécessaire à la gestion des dossiers actifs : par exemple, pour un dossier de personnel, elle couvre le temps d’activité professionnelle de l’agent.

La durée d'utilité administrative (DUA) définit la période pendant laquelle l'administration peut avoir recours à des informations pour des besoins juridiques même si elles ne sont plus utilisées dans le quotidien. On parle souvent de dossiers « semi-actifs » pour identifier ces informations. Une fois la DUA écoulée, l'information, quel que soit son support, peut être détruite ou versée pour conservation définitive selon les règles définies dans le respect de la législation en vigueur : par exemple pour un dossier de personnel, après la cessation de son activité professionnelle, elle est de 80 ans à compter de la date de naissance de l'agent.

 

3. Intégrer la gestion du cycle de vie dans un projet de numérisation

Il s'agit ici de présenter les étapes d'un projet de numérisation de documents papier en vue de leur archivage sous format électronique, avant intégration dans une gestion électronique de documents (GED), gestion électronique de courriers (GEC) ou un SI métier.

Pour ce faire, il convient tout d'abord de définir le projet de numérisation, c'est-à-dire son périmètre, le choix des dossiers et des pièces des dossiers.

Il convient, ensuite, de distinguer ce qui relève de la numérisation du flux de documents postérieurement à la mise en place du projet de numérisation, par opposition à la numérisation des documents en stock. Il est nécessaire de s'affranchir de la numérisation des documents dont la DUA est dépassée.

Les différentes étapes du projet sont :

  • déterminer la valeur juridique des documents
  • déterminer la classification/sensibilité des documents
  • déterminer les durées d'utilité administrative des dossiers et des pièces,
  • déterminer le sort final des dossiers et des pièces,
  • établir le plan de classement des pièces constitutives du dossier et la liste des métadonnées,
  • conduire et organiser les opérations de numérisation

 

Tags: Administration électronique,, dématérialisation des processus,, cadre législastif,, cycle de vie de l'information,, Durée d'Utilité Administrative,, numérisation,

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